nav line

Vyhodnocení projektu

Dnes se podíváme na, dle mého, často nedoceněný milník v projektové lince a tím je vyhodnocení projektu. Vyhodnocení není jen číslem vyjádřená a barvou podržená hodnota, ve vyhodnocení dospějete velmi často i k námětům na změny či doplnění výrobních procesů.

Vyhodnocení projektu je třetím z řady čtyř milníků, které zmiňuji ve svém miniseriálu. Vyhodnocení v mnoha lidech evokuje slovní spojení jako: úspěch – neúspěch, dobře – špatně, plus – mínus apod. Osobně mám za to, že vyhodnocení projektu není jen o tvrdých číslech z pohledu plánu a výroby, ale především o opětovném obeznámení výrobně realizačního teamu s průběhem výroby projektu a satisfakcí klienta výsledkem.

Kdy jindy když ne při vyhodnocení máte možnost vypíchnout dobré i horší aspekty realizace a napříště jim předcházet? Nikdy! Jakmile projekt dokončíte a neuděláte vyhodnocení, zbyde po projektu v lidech jen časový úsek bez větší ambice příště něco udělat jinak nebo naopak stejně dobře.

Projektový team, byť je Vámi jako projektovým manažerem, často informován o stavu a průběhu věcí si i v té nejlepší variantě nebude za půlroku pamatovat, co kdo kde udělal dobře nebo hůře. V dalším projektu se následně mohou projevit naprosto stejná úskalí.

Předcházet tomu lze velmi snadno, vyhodnocení je skvělý nástroj. Pojďme se podívat, co je ke kvalitnímu vyhodnocení potřeba.

Jaké máme vyhodnocení

Především je nutno podotknout, že vyhodnocení není jedno, ale alespoň dvě. První je na úrovni Vašeho managementu a druhé na úrovni projektového teamu – širšího pléna lidí, kteří potřebují znát feedback na svou práci.

U vyhodnocení pro management se tvrdým číslům nevyhneme a není to ani žádoucí. Je vhodné udělat si přehlednou formou očekávání versus výsledek. Porovnáním rozdílů v odhadech, ať už pozitivních tak i negativních Vám i managementu pomůže v dalším projektu lépe kalibrovat výrobní zdroje a výrobní odhady.

Samozřejmě, že tvrdá čísla musí být doplněny také příslušným komentářem projektového manažera, jelikož ne vždy znamená záporné číslo špatný výsledek. Mnohdy se v projektu vyrobí i věci, které se následně používají znovu a znovu a tak vynaložená práce není rozhodně mínusem, byť to v číslech v první chvíli může vypadat.

Mějte na paměti, že management stojí u projektu z dáli a tak vypíchněte pozitiva i negativa ve zkratce nikoli v detailech a udělejte stručný, ovšem všeříkající souhrn.

Vyhodnocení s výrobním teamem je ve všech směrech diametrálně odlišné od vyhodnocení s managementem.  Finanční ukazatele není potřeba vůbec sdělovat, jelikož jsou irelevantní ve vztahu k výsledu. Co ovšem relevantní je, je feedback klienta, feedback managementu a především feedback Vás jako projektového manažera.

Vy jako někdo kdo je u celého projektu mnohdy mnohem déle než jen smlouva => předání, máte jedinečnou možnost odhalit teamu i klientovo zákulisí. Jak projekt klientovi pomáhá? Jak si vede nový projekt ve vztahu ke staršímu? Jaké věci vnímal klienta pozitivně a jaké by napříště chtěl udělat jinak?

Mluvte, sbírejte podklady a nebojte se říct, co bylo dobře. Vyhodnocení by nemělo být v negativním duchu. Team by neměl chápat vyhodnocení jako grilování ve vlastní šťávě, ale měl by se těšit na nové informace a zpětné vazby.

Co si pro vyhodnocení připravit

Pro management:

  • tvrdá data, zasazená do přehledné formy,
  • ohodnocení splnění nefinančních cílů,
  • stručné PLUSY i MÍNUSY projektu,
  • stručné summary za Projektového manažera:
    • co projekt přinesl,
    • kde byly problémy,
    • kde se dařilo,

Pro projektový team:

  • Zpětnou vazbu od:
    • klienta,
    • managementu (volitelně pokud již vyhodnocení proběhlo),
    • vás – projektového managera.
    • Zaúkolujte zodpovědné pracovníky v jednotlivých zapojených odděleních aby:
      • připravili body pro/proti z jejich pohledu,
      • nechte je jednotlivé body sdělit a vysvětlit.
      • Vypíchněte v projektu několik dobře odvedených prací (i maličkostí),
      • Zaměřte se i na interakci mezi lidmi a pochvalte je za komunikaci a řešení problému když k tomu je důvod,
      • Zmiňte i problematické věci, ale nebuďte konkrétně jmenovití. Konkrétní zpětnou negativní vazbu proberte s jednotlivci osobně mimo celé plénum.

Proč nejmenovat konkrétní lidi? Protože nechcete, aby se grilovali a byli z deseti lidí jediní, o kterých se mluví v souvislosti s projektem. Držte se linie oddělení nebo projektových částí. Ne všichni v teamu se na projektu podílí celou dobu a stejnou měrou. Ovšem je důležité si říct, co bylo uděláno tady nebo tady nebo proč tohle bylo uděláno takto a ne jinak – prostě takové opakování pro celý team. Ve velké míře je to nedostatkem komunikace nikoli neschopností jednotlivce.

Ke konci dejte prostor mluvit i někomu jinému, což běžně nikdo nebude chtít J V takovém případě neste kůži na trh a klidně se zeptejte ostatních na feedback k projektu a Vaše řízení. Nakládejte s informacemi jako s informacemi a ne jako se zbraněmi. Neberte si nic osobně a hledejte i v negativních informacích důvody u sebe nikoli u ostatních. Z každé informace si lze vzít ponaučení, je to jen na vás, jak dobrý projektový manažer jste.

Ideální vyhodnocení?

Ideální vyhodnocení neexistuje. Dobré vyhodnocení je, když si lidé odnesou základní informace:

  • Jak projekt dopadl.
  • Důvody výsledku projektu.
  • Návrhy co příště udělat stejně či lépe.
  • Upozornění co bychom příště dělat stejně neměli.

To dle mě bohatě stačí k tomu, aby celý projektový team si z projektu odnesl to, o co se celou dobu snažíte – zainteresovanost.

Vyhodnocení není formální uzavření projektu. Je to interní milník, kdy pro většinu projektového teamu práce prakticky končí nebo již skončila.

Ohodnoťte článek

Vyhodnocení projektu

Související články

Vyhledávání na blogu

Webová integrace

Webová integrace jako nová oblast pro business „velkých" webových agentur.

o webové integraci

Profily blogujících