nav line

Projektový pohled: Zahájení projektu s teamem

V následujících řádcích se budu věnovat první, ze vzpomínané čtveřice důležitých milníků: Začátek, Opakování, Vyhodnocení, Ukončení. Běžně se se všemi fázemi všichni potkáváme, ale mnohdy nám splývají nebo jim nevěnujeme dostatečnou pozornost a ruku v ruce s tím nutnou pečlivost. Pojďme se tedy podívat na to, jak tyto procesy obhospodařujeme my.

Tento článek volně navazuje na můj předchozí článek popisující nutnost zainteresování pracovníku do projektu a následné kontroly pomocí „checkpointů“.

Když se zeptáte více lidí, co si představují pod pojmem začátek projektu, každý Vám řekne něco jiného v závislosti na tom jakou nejčastější roli má na povel. Obchodník vám řekne, že to je první jednání, Účetní Vám řekne, že to je první platba, vývojář Vám řekne, že to je založení prostředí a tak dále.

Ano i ne, začátků může být více, ale jedná se o dílčí ne přímo důležité věci v rámci životního cyklu daného projektu resp. daného řešení. Co je tedy začátek projektu a jak ho vnímat? Postupně.

Zahájení projektu s teamem

Co to tedy je? Není to první platba, vůbec to není první řádek programového kódu ba ani to není posezení v zasedačce s klientem. Přípravné práce jsou sice svým způsobem začátek, ale projektový začátek jak ho chápeme my, to není. Projektovému „začátku“ říkáme interní kick-off (výkop/zahájení) a zahrnuje v sobě především integraci všech zainteresovaných lidí na projektu. Tomuto bodu pochopitelně předchází množství práce obchodníka, který dotahuje spolu s projektovým manažerem nabídku. Zajištění materiálů, podkladů apod. pro start projektu.

Proč tedy interní kick-off až po těchto nutných přípravných pracích? V minulém článku jsem se věnoval důležité části řízení a úspěchu projektu – čímž jsou lidé, lidé interesovaní v projektu, lidé, kteří projekt berou za vlastní.  Interní proto, že s klientem je víceméně vše dořešeno a dále s ním komunikuje projekt manažer projektu po celou dobu výroby.

Náplň interního kick-offu

Schůzky se účastní všichni, kteří se budou dříve či později podílet na projektu. Schůzka je krom ustavení projektového teamu zaměřena na tyto důležité informace:

  • Proč klient projekt dělá a co mu má přinést.
  • Jaké jsou plány do budoucna s ohledem na rozvoj a vývoj.
  • Co projekt znamená pro nás.
  • Technologické body.
  • Postup prací.
  • Časové plány.

V případě, že se na projektu podílí externí zdroje, je na zvážení jejich účast dle toho, jakou měrou a v jakých rolích na projektu spolupracují. I skype konference je lepší než informování emailem!

Každý člen teamu, ať už dělá jakoukoli část projektu, musí vědět proč to nebo ono vlastně tvoří. Nejhorší co můžete udělat, je dát lidem pracovat na úkolu aniž by věděli, proč to dělají! Naopak s vědomím cíle, Vám dokáží různí lidé v teamu pomoci i s věcmi, které byste neočekávali a především mají zájem na správném výsledku.  Stejně tak se mohou objevit vylepšení nebo nápady na další etapizace projektu.

Návrh postupu prací a hrubého časového harmonogramu zase lidem v teamu dá představu o tom, kdy budou v projektu potřeba jejich síly. Při projednávání harmonogramu je taký celý team informován o součinnostech klienta, případných návazných krocích a tudíž si každý v teamu může připravit otázky nebo podklady, které budou potřeba.

Na této schůzce také stanovujeme případné dedikace projektových rolí jako například hlavní vývojář, delivery manager apod. Díky tomu pak každý ví na koho se obrátit přímo a nemusí informace zjišťovat přes projektového manažera nebo pokoutně u kafe, jak se to ostatně občas stává. Osvědčuje se v takovémto širším plénu říci, že hlavní vývoj bude zastřešovat tato osoba, protože má tyto zkušenosti nebo že specifikaci udělá tato osoba, která dělala na takových a takových projektech, které dopadly dobře apod. Motivace takto veřejně nominovaných osob je pak mnohem vyšší než pokud jim jejich roli sdělíte na chodbě nebo ještě hůře … emailem! Osobně a veřejně je ta správná cesta.

Interní kick-off je také neformální živou diskusí kolem projektu, kdy se kdokoli může zeptat na cokoli co ho ohledně práce, klienta, projektu či čehokoli zajímá. Neformální meeting uvolňuje pracovní napětí, ale zároveň lidé nasávají důležité informace jinou formou.

Schůzka má za cíl inicializovat team, aby fungoval jako team a ne jako jednotlivec. Věnujte tedy tomuto „prvnímu“ milníku patřičnou pozornost.

Návaznosti

Tato schůzka nemusí být nutně faktickým zahájením práce, mohou nastat další kroky třeba na straně klienta nebo z důvodu kapacity či priority se začne se samotnými pracemi později.  Není tedy cílem, aby po ukončení kick-offu všichni všeho nechali a začali dělat na právě projednaném projektu! Kick-off připravuje podmínky pro následný bezproblémový start prací v rámci celého projektového teamu, a ani odložení začátku prací nic nemění na důležité věci a tou je informovanost zainteresovaných lidí, kteří vědí že projekt existuje, vědí co se od nich očekává, kdo má jakou úlohu a proč, kdo co má dělat, jak to má dělat a především kdy a proč to má dělat.

Co dál?

Kick-offem samozřejmě práce nekončí, nýbrž začíná. Splnění tohoto milníku je důležité jen z některých pohledů – především těch interních. Například příliš nezajímá klienta, ale rozhodně na interní kulturu nerezignujte jen proto, že to není na první pohled pro klienta důležité. Je, jen o tom víte pouze vy. Věnujte teamu pravidelně čas, především neformálně, abyste na formální úrovni řešili známé věci, situace, stavy a nevypadávali na Vás kostlivci, o kterých jste neměli tušení.

 

Zahájení projektu je jen jedna z několika interních milníků projektu. V příštím článku najdete něco o pravidelných synchronizačních schůzkách a to samozřejmě zase z mého pohledu.

Ohodnoťte článek

Projektový pohled: Zahájení projektu s teamem
Seriál
Projektový pohled

Související články

Vyhledávání na blogu

Webová integrace

Webová integrace jako nová oblast pro business „velkých" webových agentur.

o webové integraci

Profily blogujících