nav line

Projektový pohled: Opakování v projektu

Ve svém předchozím článku jsem se věnoval prvnímu významnému milníku „Začátek“. Dnes se podíváme na další v řadě a to je „Opakování“ Čtveřici: Začátek, Opakování, Vyhodnocení, Ukončení tak budeme mít nakousnutou již z poloviny.

Tento a předchozí článek volně navazuje na můj dřívější článek popisující nutnost zainteresování pracovníku do projektu a následné kontroly pomocí „checkpointů“.

Opakování může nabývat vícero významů a v nějaké formě se s ním setkáte zcela jistě v naprosto každém projektu. Nicméně je opakování a opakování a my se podíváme na průběh delších a komplexních projektů, které jsou v řádech měsíců.

Projektový team samozřejmě nutně podléhá jisté automatizaci a otupění v případě dlouhotrvajících projektů. Ztrácí zaujetí a nutné práce se začnou vykonávat pouze tak, jak jsou zadány, již není vidět světlo ani za začátku ani na konci tunelu. Team ztrácí souvislosti, je ve tmě a tam se pracuje špatně.

Opakování priorit, cílů a postupu

Říká se, že opakování je matka moudrosti. V našem případě bych to spíše přeformuloval na: Opakování je část úspěchu. Ono je samozřejmě také v některých ohledech neustálé opakování kontraproduktivní a správný okamžik kdy ano a kdy ne se nedá přesně stanovit – musíte ho odtušit z nálady a výkonnosti lidí v teamu.

Pokud se jedná o projekt rozprostřený v několika měsících nebo kvartálech, je dobré prvních pár týdnů nechat team pracovat se zadáním, informacemi ze zahájení a průběžných „standup“ meetingů, které již děláte pravidelně. Jakmile se vám začne zdát, že agilita, výkonnost a některé pracovní procesy kolidují s původním plánem – nastal čas pro interní opakování. Nemusí to nutně být opakování celého projektu, nemusí to být nutně ani meeting v zasedačce. Forma není důležitá, náplň ano.

Co si zopakovat?

Je samozřejmé, že sezvete všechny v teamu a to i ty, kteří svůj díl práce mají již dokončen. Opakování by se dalo rozdělit obecně na dvě části.

  1. Revize co jsme udělali a co zbývá
  2. Revize cílů, priorit a dalších navazujících témat

V první části celý tým seznámíme s aktuálním stavem projektu, aby všichni dostali jasnou představu o tom, kde se vlastně v tom pomyslném tunelu nacházíme. Doporučuji také vyzdvihnout některé etapy, které se zadařily dle plánu, ale také zmínit ty, kde se odhady rozcházely a zamyslet se jak takovým věcem předcházet. Je to opět o vtažení všech lidí do problematiky, se kterou se vy jako projektový manažer setkáváte mnohem více než zbytek teamu.

V druhé části se zaměřte zejména na to, zda-li se v průběhu práce nezměnily původní cíle a priority klienta. Dost často se stává, že funkce či balík práce původně uvažovaný na konec nebo v další etapě je potřeba udělat dříve nebo přednostně. Proberte s lidmi co to obnáší, jaké to má konsekvence na další vývoj projektu, co bude díky tomu zpožděno apod.

Je velmi důležité, aby se zamýšleli všichni v teamu, přišli s možnými řešeními, alternativami … jen tak dosáhneme toho, že projekt bude brán více za vlastní.

Není od věci také revidovat některé body z interního zahájení:

  • Proč klient projekt dělá a co mu má přinést.
  • Jaké jsou plány do budoucna s ohledem na rozvoj a vývoj.
  • Co projekt znamená pro nás.
  • Technologické body.
  • Postup prací.
  • Časové plány.

Před koncem schůzky udělejte velmi stručné zopakování bodů, které jste probrali a dejte slovní úkoly. Jistěže následně pošlete emailový zápis, ale když řeknete člověku přímo „teď udělej tohle, tohle počká a tohle udělá někdo jiný“ je to rozhodně lepší, než si pak dopisovat znovu emaily. Šetříte čas všech a většina si z osobního kontaktu odnese více, jelikož se jedná o cílené informace pro jednotlivce nikoli obecné pro všechny, ale všichni zároveň vědí co zhruba kdo a kdy bude dělat.

Co dál?

Tato schůzka nemusí být nutně pravidelná, ani nemusí být nutně oficiální. Můžete dobrého výsledku dosáhnout i povídáním na obědě. Každopádně by v některých projektech měla mít své místo. Navíc byste se neměli omezit na jednu schůzku, ale v případě potřeby jí uskutečnit operativně kdykoli.

Rozhodně s opakováním šetřete, neustálé vtloukání známých faktů může některé lidi otrávit a ve výsledku být kontraproduktivní. Nicméně nebojte se vhodně nastavenou mírou uvážení své kolegy zásobovat informacemi a získávat od nich nové.

Cílem opakování není vychovávat lidi a poučovat je o tom co by měli či neměli. Nikoli! Cílem opakování v tomto smyslu je dosažení míry informovanosti napříč teamem tak, aby každý věděl, kde jsme, co kdo dělá, kdo na co (koho) čeká, co se bude dít za týden a co za měsíc. Přidanou hodnotou by měla být obecná znalost daného řešení, klienta a jeho potřeb, aby team pracoval systematicky s ohledem na řešení a klienta jako celek.

Ohodnoťte článek

Projektový pohled: Opakování v projektu

Související články

Vyhledávání na blogu

Webová integrace

Webová integrace jako nová oblast pro business „velkých" webových agentur.

o webové integraci

Profily blogujících